Desvendando a SEGES/ME 65/2021 Pesquisa de Preços Simplificada

A instrução sobre pesquisa de preços simplificada orienta como a Administração Pública Federal deve estimar valores antes de comprar bens ou contratar serviços comuns. Simplificando, ela organiza fontes, documentos, critérios e métodos para evitar estimativas frágeis, reduzir risco de sobrepreço e dar mais segurança a gestores, procuradores e equipes de planejamento.

A Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021 é o ato administrativo que disciplina o procedimento de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral no âmbito federal direto, autárquico e fundacional.

Guia prático da pesquisa de preços na IN SEGES/ME nº 65/2021

Imagine que a pesquisa de preços seja como montar uma cesta de mercado antes de uma compra importante: não basta olhar uma etiqueta isolada; é preciso comparar fontes, conferir condições e registrar o caminho percorrido. A norma estabelece esse roteiro para que o preço estimado não seja um palpite, mas uma conclusão documentada. A base dialoga com a Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, especialmente no contexto do planejamento das contratações públicas.

Fundamentos da pesquisa de preços

O que é a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021?

A normativa é um manual procedimental: ela não cria a necessidade da pesquisa, mas detalha como realizá-la de modo rastreável. Seu objeto é a aquisição de bens e a contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. A pesquisa de preços é o procedimento que transforma referências de mercado em preço estimado para uma contratação pública.

Na prática, pense em um órgão que pretende contratar serviço de limpeza predial. Antes do edital, a equipe precisa identificar preços compatíveis com condições concretas: tamanho da área, local de execução, prazo, forma de pagamento e garantias. Se comparar um contrato amplo com uma cotação simples e sem detalhes, a estimativa pode ficar distorcida. O ponto-chave é que a pesquisa deve conversar com o objeto real.

A Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 no Portal de Compras do Governo Federal foi publicada em 08/07/2021, conforme o contexto oficial informado. Answer-first, para gestores: ela serve para provar como o preço estimado foi construído, quais fontes foram consultadas e por que certos valores foram aceitos ou afastados.

Quando a regra se aplica e quando não se aplica?

A regra se aplica às compras de bens e contratações de serviços em geral da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. A Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 não se aplica às contratações de obras e serviços de engenharia. Essa exclusão é importante porque obras e engenharia possuem lógica técnica própria, com composições, projetos e referências específicas.

Também há impacto fora da esfera federal direta. Órgãos e entidades estaduais, distritais ou municipais, diretos ou indiretos, devem observar o procedimento quando executarem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias. Por exemplo, imagine um município recebendo recurso federal voluntário para comprar equipamentos administrativos. A equipe local não deve tratar a pesquisa como mera formalidade: precisa documentar fontes, preços e justificativas nos autos.

Outro ponto relevante envolve atas de registro de preços. Para avaliar a vantagem econômica de adesões ou da contratação de item específico dentro de grupo de itens, o procedimento também deve ser observado. A vantagem econômica em ata de registro de preços depende de comparação documentada com referências válidas. Em termos simples, aderir a uma ata sem verificar se o preço continua vantajoso é como comprar uma passagem antiga sem conferir se o valor ainda faz sentido hoje.

Como formalizar a pesquisa de preços nos autos?

A formalização exige um documento mínimo, organizado e auditável. Formalizar a pesquisa de preços significa registrar nos autos o caminho lógico usado para chegar ao preço estimado. Esse documento deve conter a descrição do objeto, a identificação dos agentes responsáveis ou da equipe de planejamento, as fontes consultadas, a série de preços coletados e o método estatístico aplicado.

Na prática, se o órgão pretende comprar notebooks, não basta escrever “computador portátil”. A descrição deve indicar características relevantes para comparação, sem direcionamento indevido: memória, armazenamento, finalidade de uso, garantia e condições de entrega, quando pertinentes. Depois, a equipe registra de onde retirou os preços, como tratou valores incoerentes e qual cálculo utilizou.

• Objeto: deve ser descrito com clareza suficiente para permitir comparação real.
• Fontes: precisam ser caracterizadas, indicando de onde vieram os preços.
• Memória de cálculo: deve mostrar como o valor estimado foi encontrado.

Quando houver desconsideração de valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados, a justificativa precisa aparecer. Compliance documental não é papelada vazia: é a trilha que permite ao controle interno, ao jurídico e à autoridade competente compreenderem a decisão sem adivinhações.

Critérios, fontes e metodologia

Quais condições comerciais devem ser consideradas?

As condições comerciais tornam os preços comparáveis. Preço sem contexto pode enganar a Administração Pública. A norma orienta considerar, sempre que possível, prazos e locais de entrega, instalação, montagem, execução do serviço, quantidade contratada, forma e prazo de pagamento, frete, garantias, marcas e modelos quando cabíveis, economia de escala e peculiaridades do local.

Imagine duas cotações de ar-condicionado. A primeira inclui entrega em capital, instalação e garantia; a segunda é apenas o equipamento retirado no fornecedor. Se a equipe comparar os valores como se fossem equivalentes, poderá escolher uma referência artificialmente baixa. O mesmo ocorre com serviços executados em local remoto: logística, deslocamento e disponibilidade podem influenciar o preço.

Quando houver matriz de alocação de riscos entre contratante e contratado, o cálculo do valor estimado pode considerar taxa de risco compatível com o objeto e com os riscos atribuídos ao contratado, conforme metodologia do Caderno de Logística elaborado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia. A alocação de riscos pode afetar o preço estimado quando transfere responsabilidades relevantes ao contratado.

A boa pesquisa de preços não procura o menor número; procura a referência mais fiel às condições reais da contratação.

Quais parâmetros a norma estabelece para coletar preços?

A norma estabelece parâmetros que podem ser usados de forma combinada ou não. Entre eles estão sistemas oficiais de governo, contratações similares da Administração Pública, pesquisas em mídia especializada, tabelas aprovadas, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, pesquisa direta com fornecedores e base nacional de notas fiscais eletrônicas. Os parâmetros priorizados são os sistemas oficiais e as contratações públicas similares.

O uso combinado funciona como consultar mais de um termômetro antes de decidir se há febre: uma fonte isolada pode falhar, mas várias referências coerentes aumentam a confiança. Por exemplo, para comprar mobiliário, a equipe pode consultar o Painel de Preços, verificar contratações similares recentes e, se necessário, pedir cotações formais a fornecedores.

• Sistemas oficiais: incluem referências como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, quando aplicável.
• Contratações similares: devem observar o período indicado pela norma e eventual atualização.
• Pesquisa direta: exige solicitação formal e justificativa da escolha dos fornecedores.

Quando a pesquisa direta for usada, devem ser buscadas propostas formais com descrição, valores, CPF ou CNPJ, contatos, data de emissão e identificação do responsável. A cotação com fornecedor precisa ser documentada, não apenas mencionada.

Como calcular o preço estimado com média, mediana ou menor valor?

O preço estimado pode ser obtido por média, mediana ou menor dos valores coletados, desde que o cálculo recaia sobre conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais parâmetros. A metodologia deve excluir valores inexequíveis, inconsistentes e excessivamente elevados. Esse cuidado evita que um preço absurdo contamine a estimativa.

Imagine três orçamentos para cadeiras: dois próximos entre si e um muito abaixo, sem garantia, sem entrega e com descrição incompleta. O menor valor pode parecer atraente, mas talvez seja inexequível. Em outro caso, um preço muito acima dos demais pode refletir especificação diferente ou condição comercial incompatível. A equipe deve justificar o tratamento dado a esses pontos.

A média soma os valores e divide pela quantidade; a mediana identifica o valor central da série ordenada; o menor valor pode ser usado quando for adequado ao caso. Não há resposta automática para todos os objetos. Data-driven, aqui, significa decidir com base em dados compreensíveis e registrados, não aplicar uma fórmula sem leitura crítica.

A norma admite outros critérios ou métodos, desde que justificados nos autos pelo gestor responsável e aprovados pela autoridade competente. O método estatístico é válido quando a justificativa mostra por que ele representa melhor o mercado.

Como simplificar sem fragilizar a pesquisa?

Pesquisa simplificada não significa pesquisa superficial. Simplificar é retirar excesso burocrático sem eliminar evidências essenciais. Para advogados públicos, procuradores e gestores, a pergunta prática é: um terceiro conseguiria entender como o preço foi formado lendo apenas o processo? Se a resposta for sim, a pesquisa tende a ser mais defensável.

Um bom fluxo começa pela descrição do objeto, segue para a escolha das fontes, registra os preços, aplica método estatístico e conclui com justificativa. Se a equipe não usa sistemas oficiais ou contratações similares quando seriam possíveis, deve explicar a impossibilidade. Se consulta fornecedores, deve registrar também aqueles que foram chamados e não responderam.

• Passo 1: delimitar o objeto com critérios comparáveis.
• Passo 2: priorizar fontes oficiais e contratações similares, quando disponíveis.
• Passo 3: documentar cálculo, exclusões e justificativas.

Na prática jurídica, a instrução do processo deve revelar motivação administrativa. O parecer não precisa refazer a pesquisa, mas deve verificar coerência mínima, aderência ao objeto e existência de memória de cálculo. Uma pesquisa simples é robusta quando cada escolha relevante está explicada nos autos.

Conclusão

A instrução normativa sobre pesquisa de preços simplificada deve ser lida como ferramenta de planejamento, controle e eficiência. Ela organiza o caminho para formar o preço estimado, diferencia referências válidas de valores problemáticos e exige documentação suficiente para demonstrar racionalidade administrativa. A SEGES/ME 65/2021 estabelece uma lógica simples: pesquisar, comparar, justificar e registrar.

Para advogados, procuradores e gestores públicos, o principal ganho está na previsibilidade. Quando o objeto é bem descrito, as fontes são adequadas, as condições comerciais são consideradas e o método de cálculo é explicado, a contratação nasce mais forte. O risco de sobrepreço diminui não por mágica, mas porque a decisão deixa de depender de impressão subjetiva.

Como próximo passo, revise os modelos internos de pesquisa de preços do seu órgão ou entidade. Verifique se eles contemplam fontes, memória de cálculo, justificativas e tratamento de valores inconsistentes. Um processo bem instruído economiza tempo, reduz retrabalho e facilita a atuação conjunta entre área técnica, setor jurídico e autoridade competente.

Perguntas Frequentes

A IN SEGES/ME nº 65/2021 vale para obras de engenharia?

Não. A norma não se aplica às contratações de obras e serviços de engenharia. Ela trata de bens e serviços em geral no âmbito indicado. Para engenharia, a Administração costuma lidar com referências, projetos e composições próprias, que exigem tratamento técnico específico.

É obrigatório consultar três fornecedores?

Não em todos os casos. A pesquisa direta com fornecedores é um dos parâmetros possíveis, não o único. Quando utilizada, deve envolver solicitação formal e, como regra da norma, mínimo de três fornecedores, com justificativa da escolha e propostas documentadas.

O que é preço estimado?

Preço estimado é o valor obtido após aplicar método matemático sobre uma série de preços coletados. Devem ser afastados valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados. Em termos simples, é a referência calculada para orientar a licitação ou contratação.

Qual é o papel do jurídico na pesquisa de preços?

O jurídico não substitui a equipe técnica na coleta dos preços. Sua função é avaliar se há coerência procedimental, motivação e documentação mínima. Quando a instrução está clara, o parecer pode examinar melhor os riscos e orientar ajustes antes da decisão administrativa.