Pesquisa de Preços Domine a Instrução Normativa SEGES/ME 65/2021

A pesquisa de preços deve ser conduzida como procedimento administrativo documentado, comparável e justificável; a instrução orienta órgãos federais a estimar valores antes de contratar bens e serviços gerais, reduzindo risco de sobrepreço, escolhas frágeis e impugnações. Na prática, domine fontes, critérios, memória de cálculo e justificativas.

Pesquisa de preços é o procedimento administrativo usado para formar o preço estimado de uma contratação pública a partir de fontes idôneas, critérios comerciais compatíveis e método de cálculo registrado nos autos.

Guia prático da pesquisa de preços na IN SEGES/ME nº 65/2021

A Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 disciplina a pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral na administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Ela foi publicada em 08/07/2021, às 09h55, e dialoga com o § 1º do art. 23 da Lei nº 14.133/2021.

Este guia traduz a norma em um roteiro de execução para advogados públicos, procuradores, gestores e equipes de planejamento. A ação recomendada é simples: antes de validar o preço estimado, confira se o processo demonstra rastreabilidade, coerência entre fontes e objeto, tratamento de valores anômalos e motivação expressa das escolhas.

Como aplicar a norma sem fragilizar o processo

1. Delimite o alcance antes de pesquisar preços

A norma se aplica à aquisição de bens e à contratação de serviços em geral, mas não alcança obras e serviços de engenharia. A delimitação do objeto é o primeiro controle jurídico da pesquisa de preços. Se a equipe trata serviço de engenharia como serviço comum, o vício pode nascer antes da coleta de qualquer orçamento.

Na prática, comece com uma pergunta objetiva: “o que será contratado, em quais condições e por qual unidade administrativa?”. Exemplo: a compra de notebooks exige descrição de desempenho, quantidade, local de entrega, prazo, garantia e eventual instalação. Já a contratação de suporte técnico exige escopo, níveis de atendimento, local de execução e prazos de pagamento.

A norma também alcança órgãos estaduais, distritais e municipais quando executam recursos da União decorrentes de transferências voluntárias. Recursos federais podem exigir observância do procedimento federal de pesquisa. Para adesão a ata de registro de preços ou contratação de item específico de grupo, a aferição da vantagem econômica também deve observar esse roteiro.

• 1. Classifique o objeto como bem ou serviço geral.
• 2. Verifique se há recurso da União envolvido.
• 3. Confirme se a análise envolve licitação, adesão a ata ou item de grupo.

Como ação recomendada, registre essa verificação em despacho inicial. Esse pequeno cuidado cria trilha documental e facilita a análise da consultoria jurídica, do controle interno e da autoridade competente.

2. Monte o documento mínimo da pesquisa

A pesquisa deve ser materializada em documento próprio, com elementos suficientes para demonstrar como o valor foi encontrado. Preço estimado sem memória de cálculo é uma conclusão sem lastro. A formalização precisa permitir que outra pessoa refaça o caminho e chegue, ao menos, à lógica adotada.

O documento deve identificar o objeto, os agentes responsáveis ou a equipe de planejamento, as fontes consultadas, a série de preços coletados, o método estatístico usado e as justificativas para excluir valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados. Também deve conter os documentos de suporte e a justificativa da escolha dos fornecedores quando houver pesquisa direta.

Modelo pronto de estrutura:

• 1. Identificação do processo, unidade demandante e objeto.
• 2. Lista das fontes consultadas, com datas e evidências.
• 3. Tabela de preços coletados, incluindo unidade, quantidade e condições comerciais.
• 4. Indicação do método adotado: média, mediana, menor valor ou outro critério justificado.
• 5. Memória de cálculo e justificativa de exclusões.

Exemplo prático: se quatro fornecedores apresentam valores e um deles está muito acima dos demais sem razão técnica aparente, não basta apagar o número da planilha. A equipe deve explicar por que o valor foi tratado como excessivamente elevado. A justificativa transforma a exclusão de preço em ato administrativo controlável.

Consulte a página oficial da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 no Portal de Compras do Governo Federal para conferir a redação vigente disponibilizada institucionalmente.

3. Escolha fontes de preço com prioridade e justificativa

A seleção das fontes define a robustez da estimativa. A norma estabelece parâmetros que podem ser usados de forma combinada ou não, com prioridade para sistemas oficiais de governo e contratações similares da Administração Pública. Fontes públicas comparáveis tendem a dar maior segurança ao preço estimado.

O roteiro recomendado é numerado e direto:

• 1. Consulte sistemas oficiais, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, quando aplicáveis.
• 2. Busque contratações similares em execução ou concluídas no período de um ano anterior à pesquisa.
• 3. Use mídia especializada, tabelas formalmente aprovadas ou sítios eletrônicos idôneos, com data e hora de acesso.
• 4. Recorra à pesquisa direta com fornecedores quando necessário.
• 5. Avalie base nacional de notas fiscais eletrônicas quando cabível conforme orientação logística aplicável.

Exemplo: para comprar cadeiras ergonômicas, a equipe pode comparar contratações similares recentes, verificar preços em sistema oficial e complementar com sítios eletrônicos especializados. Se o edital será divulgado meses depois, cuidado com a validade: dados de sites devem estar no intervalo de até seis meses antes da divulgação do edital.

Quando não for possível priorizar os dois primeiros parâmetros, registre a razão nos autos. A ausência de justificativa para abandonar fonte prioritária é erro comum em processos de contratação. Essa motivação não precisa ser prolixa; precisa ser específica, verificável e vinculada ao objeto.

4. Faça pesquisa direta com fornecedores sem improviso

A pesquisa direta com fornecedores exige solicitação formal e, como regra, ao menos três fornecedores. Orçamento informal não substitui proposta documentada. O pedido pode ser encaminhado por ofício ou e-mail, mas deve permitir comprovação de envio, conteúdo solicitado e resposta recebida.

Na prática, envie aos fornecedores as mesmas características relevantes: descrição do objeto, quantidade, local de entrega, prazo de execução, garantia, frete, forma de pagamento e demais condições comerciais. Esse alinhamento evita comparar propostas desiguais. Uma cotação com entrega inclusa e outra sem frete podem distorcer o resultado se a diferença não for identificada.

A proposta formal deve conter descrição do objeto, valor unitário e total, Cadastro de Pessoa Física ou Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do proponente, endereço físico e eletrônico, telefone, data de emissão, nome completo e identificação do responsável. Proposta sem identificação do responsável reduz a confiabilidade da cotação.

Passo a passo recomendado:

• 1. Defina o prazo de resposta conforme a complexidade do objeto.
• 2. Envie a mesma solicitação a todos os fornecedores selecionados.
• 3. Registre quem foi consultado e quem não respondeu.
• 4. Confira se as propostas foram obtidas dentro do prazo admitido.
• 5. Justifique a escolha dos fornecedores consultados.

Exemplo: em contratação de serviço continuado especializado, conceder prazo muito curto pode afastar fornecedores qualificados. O prazo deve ser compatível com a complexidade, sem criar barreira artificial ou favorecer respostas prontas.

5. Calcule o preço estimado com método verificável

O preço estimado deve resultar de média, mediana ou menor valor, calculado sobre conjunto de três ou mais preços, após desconsiderar valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados. O método estatístico escolhido deve ser explicado, não apenas aplicado.

Use a mediana quando houver dispersão relevante entre preços e a média puder ser contaminada por extremos. Use o menor valor com cautela quando ele representar condição real de mercado e não sinal de inexequibilidade. A média pode funcionar bem quando os valores são próximos e comparáveis. Em qualquer hipótese, a memória de cálculo deve aparecer nos autos.

Uma boa pesquisa de preços não procura o número mais conveniente; ela documenta o valor mais defensável para a contratação pública.

Exemplo prático: se a equipe coleta cinco preços de licenciamento de software, mas dois incluem suporte avançado e três incluem apenas licença básica, a primeira tarefa não é calcular; é normalizar a comparação. Caso contrário, o método matemático dará aparência técnica a uma base desigual.

A norma admite outros critérios ou métodos, desde que justificados pelo gestor responsável e aprovados pela autoridade competente. Também admite ajuste por percentual para compatibilizar atratividade do mercado, desde que haja justificativa. Método alternativo sem aprovação fragiliza a estimativa. Como ação recomendada, anexe a planilha em formato editável e em versão final, com indicação clara dos preços excluídos e do motivo.

6. Use checklist e evite erros comuns

Antes de submeter o processo à autoridade competente ou à análise jurídica, aplique um checklist objetivo. Checklist reduz retrabalho porque transforma exigências normativas em verificações operacionais. O objetivo não é burocratizar; é impedir que a pesquisa seja contestada por falhas simples.

• 1. O objeto está descrito com precisão suficiente?
• 2. As fontes consultadas foram caracterizadas?
• 3. Há pelo menos três preços quando utilizado cálculo ordinário?
• 4. As condições comerciais foram consideradas?
• 5. Foram registrados fornecedores que não responderam?
• 6. A memória de cálculo está anexada?
• 7. Exclusões de preços foram justificadas?
• 8. A escolha dos fornecedores foi motivada?

Erros comuns a evitar: usar orçamento antigo sem justificativa, comparar objetos diferentes, deixar de registrar data e hora de acesso em sítios eletrônicos, pedir cotação genérica, ignorar frete, prazo e garantia, ou escolher automaticamente o menor preço sem avaliar viabilidade. Comparabilidade é requisito prático da boa estimativa.

Sobre prazos, observe os marcos previstos: contratações similares devem estar, em regra, no período de um ano anterior; pesquisas em sítios eletrônicos e cotações de fornecedores devem respeitar o limite de seis meses antes da divulgação do edital; notas fiscais eletrônicas devem observar o período de até um ano. Quanto a custos, a pesquisa geralmente não gera pagamento direto ao fornecedor pela cotação, mas consome tempo da equipe e exige organização documental.

Conclusão: transforme a regra em rotina de contratação

Dominar a pesquisa de preços exige mais do que conhecer a norma: exige construir um procedimento repetível, auditável e compatível com o mercado. A instrução deve ser lida como roteiro de segurança para estimar valores, justificar escolhas e evitar sobrepreço em contratações de bens e serviços gerais.

A ação recomendada é criar um modelo interno com campos obrigatórios: objeto, responsáveis, fontes, preços coletados, método, memória de cálculo, justificativas, documentos de suporte e checklist final. Esse modelo facilita a atuação de gestores, advogados e procuradores porque reduz lacunas e padroniza a análise sem eliminar o julgamento técnico.

Na prática, o processo será mais defensável quando demonstrar três cuidados: escolha adequada das fontes, comparação honesta das condições comerciais e motivação expressa das decisões. A normativa não substitui a análise do caso concreto, mas oferece trilhos para que a decisão administrativa seja transparente.

Como próximo passo, revise seus processos recentes, identifique falhas recorrentes e adapte o checklist deste artigo à realidade do seu órgão. Se a equipe transformar cada exigência em etapa verificável, a pesquisa deixa de ser mera formalidade e passa a ser instrumento efetivo de governança contratual.

Perguntas Frequentes

A regra vale para obras e serviços de engenharia?

Não. A norma trata de aquisição de bens e contratação de serviços em geral, mas exclui obras e serviços de engenharia. O enquadramento correto do objeto deve ser feito no início. Na prática, se houver dúvida técnica, registre a análise antes de escolher fontes de preço.

É obrigatório usar três fornecedores?

A exigência de no mínimo três fornecedores aparece na pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal. O ponto central é documentar a consulta e justificar a escolha. Quando houver respostas insuficientes, registre também os fornecedores consultados que não enviaram proposta.

Qual método devo usar: média, mediana ou menor valor?

A escolha depende da coerência da série de preços. A mediana ajuda quando há valores dispersos; a média funciona melhor com preços comparáveis; o menor valor exige cautela para não incorporar preço inexequível. O método deve constar na memória de cálculo.

O que fazer quando uma fonte prioritária não puder ser usada?

Quando não for possível priorizar sistemas oficiais ou contratações similares, a equipe deve justificar a impossibilidade nos autos. A justificativa específica protege o processo. Exemplo prático: objeto sem histórico comparável pode exigir pesquisa direta, sites especializados ou outra fonte compatível.